ตาม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับ ที่ 4) พ.ศ. 2564 จะต้องลงรับหนังสือในทะเบียนคุมหนังสือในเล่มสีน้ำเงินหรือไม่ ?
คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบร่างระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 และร่างภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และร่างภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจัดทําโดยคณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณ ตามที่สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี(สปน.) เสนอ และให้ดําเนินการต่อไปได้
ทั้งนี้ร่างระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีและร่างภาคผนวก ซึ่งจัดทําโดยคณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรับปรุงระบบงาน
สารบรรณ ตามที่ สปน. เสนอ เป็นการแก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยกําหนดให้ส่วนราชการต้องปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก และกําหนดหลักเกณฑ์และวิธีการสําหรับการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้รองรับและสนับสนุนการปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์ให้มีมาตรฐานที่ชัดเจนและสอดคล้องกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป เพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว และความมั่นคงปลอดภัยในการดําเนินงานของภาครัฐ และให้ประชาชนได้รับความสะดวกในการติดต่อกับส่วนราชการ รวมทั้งเพื่อให้สอดคล้องกับบทบัญญัติของรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทยและแผนการปฏิรูปประเทศ (ฉบับปรับปรุง) ซึ่งคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบร่างระเบียบและร่างภาคผนวกดังกล่าวด้วยแล้ว
คําถาม : เริ่ม ปี พ.ศ. ๒๕๑๕ จะต้องลงรับหนังสือใน ทะเบียนคุมหนังสือในเล่มสีน้ำเงินหรือไม่
คําตอบ : ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน สารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ.๒๕๑๕ ข้อ ให้ส่วนราชการจัด ให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่ง เก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี 49 บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และ บัญชีหนังสือขอทําลาย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอก รายละเอียด เช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบเอกสาร
ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งจะอยู่ใน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทํา โดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือ แอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้
ทั้งนี้ “เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบเล็กทรอ นิกส์แล้ว ไม่ต้องจัดทําทะเบียนหรือบัญชีใดเป็นเอกสารอีก” บังคับใช้ ตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม ๒๕๖๕ เป็นต้นไป
ดังนั้น ตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม ๒๕๖๕ เป็นต้นไป เมื่อจัดทําทะเบียนคุมที่มี อยู่ในแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ก็ไม่ต้องลง ในเล่มสีน้ําเงินอีก
ข้อแนะนำ สําหรับหน่วยงานที่ยังไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และยังไม่ ได้จัดทําบัญชีด้วย Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือแอปพลิเคชั่นใดๆ ให้ท่านจัดทําในสมุดเล่มสีน้ําเงินไปพลางก่อน และให้ดําเนินการให้เป็นไปตาม ระเบียบฯ ต่อไป
เครดิต อาจารย์ปริสา ฝ่ายอินทร์. เพจ อบรมกับ 9NPU9
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับ ที่ 4) พ.ศ. 2564
