เทคนิคพื้นฐานการสื่อสาร ทักษะการสั่งงาน รับงาน ด้วย 5W1H

เทคนิคพื้นฐานการสื่อสาร ทักษะการสั่งงาน รับงาน ด้วย 5W1H

บทความนี้ ครูอาชีพดอทคอม ได้ไปพบบทความจากเพจ วิทยากรนอกกล่อง/Trainer Backpacker ซึ่งมีความน่าสนใจมาก ครูอาชีพดอทคอมจึงนำมาฝากกับทุกท่านครับ ถือเป็นทักษะที่สำคัญอย่างมากในปัจจุบันครับ

สำหรับ เทคนิค 5W1H คือเทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาที่ใช้มากที่สุดในระดับสากล โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ ที่ใช้ความสามารถในการจำแนก แยกแยะ องค์ประกอบต่าง ๆ ของปัญหา เพื่อนำมาหาความสัมพันธ์เชิงเหตุผลระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคำตอบ หรือเป็นสิ่งที่สำคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาเรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่การทำความเข้าใจ

โดยเราจะตั้งคำถาม 6 ข้อคำถาม โดยการตั้ง คำถามอาจไม่จำเป็นต้องเรียงข้อของคำถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม ส่วนประกอบของชุดคำถาม 5W1H มีดังนี้

What (อะไร) : เป็นการตั้งคำถามว่าปัญหาของเราคืออะไร หรือ เราต้องการจะทำอะไร ก็คือวัตถุประสงค์ของเรานั้นเอง

Who (ใคร) : เป็นการหาว่าใครที่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือ ใครที่ได้รับผลกระทบจากปัญหานั้น ๆ

Where (ที่ไหน) : เป็นการหาสถานที่ว่าปัญหานั้นเกิดขึ้นที่ไหน หรือ การแก้ปัญหาของเราจะเกิดขึ้นในที่ไหน

When (เมื่อไหร่) : เป็นการหาระยะเวลาว่าเมื่อไหร่ที่เหมาะสมที่จะต้องดำเนินการ หรือ หาว่าปัญหาเกิดขึ้นเมื่อไหร่

Why (ทำไม) : เป็นการหาเหตุผลว่าทำไมเราถึงทำสิ่งนั้น หรือว่าทำไมเราถึงจะต้องการแก้ไขปัญหานั้น ๆ

How (อย่างไร) : ปัญหาที่เกิดขึ้น เราจะมีวิธีการแก้ไขปัญหานั้น ๆ ได้อย่างไรบ้าง
มีวิธีการทำอย่างไร ขั้นตอนเป็นยังไง ในส่วนนี้ถือเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด

สำหรับในมุมของผู้พูดหรือผู้สั่งงาน (หัวหน้า) เวลาสั่งงาน ควรสั่งงานตรงประเด็น ต้องการอะไร  ไม่วกวน ยืดยาว และชัดเจนในสิ่งต่อไปนี้

● ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ?
● สิ่งที่ต้องการให้ทำ ?
● ให้ทำที่ไหน ?
● กำหนดเวลาเสร็จเมื่อไหร่ ?
● เป้าหมายที่ต้องการคืออะไร ?
● บอกเหตุผลด้วยว่าทำไมต้องทำงานนี้ ?
● แนะนำแนวทางการทำงานสักเล็กน้อย ?
● ลดท่าทางที่ดุดัน… ลูกน้องจะได้กล้าถามถ้าไม่เข้าใจ 
● ตบท้ายด้วยการให้กำลังใจสร้างแรงจูงใจในการทำงาน
● และยินดีให้คำปรึกษาหากพบปัญหาขณะทำงาน

ในมุมของผู้ฟังหรือผู้รับสาร (ลูกน้อง) เวลารับคำสั่งงานควรตั้งหน้าตั้งตาฟัง มีสมาธิ ตั้งใจฟัง ใส่ใจเหมือนเผือกเรื่องชาวบ้าน และจับประเด็นให้ได้ ดังนี้ 

● ใครเป็นคนทำงานนี้ (ตัวเองหรือเพื่อน) ?
● ต้องทำงานอะไรบ้าง ?
● ต้องไปทำงานที่ไหนหรือติดต่อกับส่วนงานไหน ?
● ต้องทำงานให้เสร็จภายในเมื่อไหร่ ?
● ต้องเข้าใจจุดประสงค์ว่าทำไมต้องทำงานนี้ ?
● ต้องรู้ว่าจะทำงานนี้อย่างไร ?
● ตบท้ายให้ถามหัวหน้าให้ชัดเจนก่อนแยกย้ายกันไปทำงาน
● อย่ากลัวที่จะถาม เพราะถ้าทำไม่ถูกตามคำสั่ง 
จะสูญเสียเวลาอย่างมาก และถูกตำหนิได้
● ไม่รู้ ไม่เข้าใจ ไม่ได้เป็นการเสียหน้า
● แต่การถามเพื่อให้เข้าใจ 
จะทำให้เราพัฒนาและเก่งขึ้นตามลำดับ

ผู้พูด (ส่งสาร) กับ ผู้ฟัง (รับสาร)  หรือไม่ว่าจะเป็นทั้งหัวหน้าและลูกน้อง  ต่างฝ่ายต่างควรใช้เทคนิคพื้นฐานของ 5W+1H 

— ใครทำ ? … (1).Who ?
— ทำอะไร ? … (2).What ?
— ทำที่ไหน ? … (3).Where ?
— ทำเมื่อไร ? … (4).When ?
— ทำทำไม ? … (5).Why ?
— ทำอย่างไร ? … (1).How ?

ทั้งการสั่งงานและการรับคำสั่งงาน เพื่อให้การทำงานร่วมกันเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1. Who ?
.:: ในเรื่องที่เรากำลังพูดคุยเพื่อปรึกษาหารือกัน หรือกำลังจะสื่อสารกันเรื่องงานอะไรก็แล้วแต่ มีใครที่เกียวข้องบ้าง (ระบุชื่อให้ชัดเจนไปเลย) ทำให้ลดการเข้าใจคลาดเคลื่อนได้

2. What ?
.:: การสั่งงานควรระบุให้ชัดเจนว่าให้ทำอะไร ควรเปิดประเด็นให้เคลียร์ๆ ชัดเจนไปเลยตั้งแต่ครั้งแรก อย่ามัวแต่พูดอ้อมค้อมชักแม่น้ำทั้งห้า ทำให้เสียเวลาทั้งผู้พูดและผัูฟัง

3.Where ?
.:: ระบุสถานที่ที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะชื่อ, วิธีการเดินทางไปยังสถานที่นั้นๆ ควรตรวจสอบให้ดีว่าสะกดถูกต้องหรือไม่ อาจจะระบุ Location โดยการใช้วิธีปักหมุด Location ก็ต้องตรวจสอบว่าถูกต้องหรือเปล่า รวมไปถึงแผนที่ต่างๆ ต้อง Check ก่อนทุกครั้งว่า update ไหมก่อนส่งให้ผู้อื่นทุกครั้ง ลดความผิดพลาด วางแผนการเดินทางล่วงหน้าได้

4. When ?
.:: ระหว่างพูดเรื่องที่มีกำหนดการควรระบุวันเดือนปี และเวลาให้ชัดเจน ครบถ้วน เพราะสำคัญต่อการจัดลำดับความสำคัญของงาน และชีวิตประจำวันด้วยนะครับ

5. Why ?
.:: ต้องให้ข้อมูล เป้าหมาย หรือจุดประสงค์ ข้อเท็จจริงระหว่างสื่อสารกันด้วย ไม่เอาคำอธิบายน้ำท่วมทุ่งผักบุ้งโหลงเหลง และต้องแยกให้ออกด้วยว่าระหว่างข้ออ้าง-ข้อแก้ตัว กับ Fact

6. How ?
.:: คำแนะนำสุดท้ายควรเสนอด้วยว่าควรเป็นยังไงต่อ เหตุการณ์ต่อไปจะทำยังไง จะไปยังไง จะซื้อยังไง ราคาเท่าไหร่ ควรบอกก่อนจะถูกถาม คือเสน่ห์ของการพูดสื่อสารที่ดูถึงความใส่ใจ

ปรับที่ตัวเองนั้นไม่ยากครับ หมั่นฝึกฝนด้วยตนเองเป็นประจำ ที่สำคัญคือต้องลดอีโก้ลงทั้งสองฝ่าย แล้วมองไปที่เป้าหมายเดียวกันเราก็จะวินวินและเข้าเส้นชัยไปพร้อมๆ กันแล้วครับ

ขอบคุณที่มา เพจ วิทยากรนอกกล่อง/Trainer Backpacker